Wie kann der Umstieg zu einem neuen Maklerverwaltungsprogramm gelingen?

Das Maklerverwaltungsprogramm (MVP) gilt als das Herzstück eines Maklerunternehmens. Doch, um im Bild zu bleiben: Wer transplantiert schon gern ein Herz? Und dann noch das eigene? Mit Incon aus München und Diepenbrock aus Niedersachsen berichten zwei Maklerhäuser von ihren Erfahrungen beim MVP-Wechsel.

Das Herzstück in jedem Maklerunternehmen ist das >>Maklerverwaltungsprogramm. Alle wichtigen Informationen laufen hier zusammen. Doch Begeisterung und Frust liegen meist nah beieinander. Wenn Letzterer überwiegt, ist es Zeit für einen Wechsel. Der ist allerdings nicht immer einfach. Ein Büroumzug in einen Neubau ist meist weniger aufregend. Und so bleibt es oft beim bloßen Wunsch nach Veränderung. Viele Unternehmen wechseln tatsächlich erst dann, wenn der Leidensdruck kaum noch auszuhalten ist. Zu stark ist die Angst vor einem gescheiterten Umstieg und einem über viele Wochen oder gar Monate ausgebremsten Büroablauf. Mit der richtigen Begleitung während des Umstiegs ist diese Angst in vielen Fällen unbegründet.

Gründe für Wechsel sind vielfältig

Bei dem bayerischen Versicherungsmakler Incon aus München resultierte die Unzufriedenheit aus der als zu groß empfundenen Diskrepanz zwischen Support und Kosten. Auch die mangelnde Bereitschaft, auf individuelle Anforderungen einzugehen, verstärkten den Drang, sich eingehender auf dem IT-Markt umzusehen. Zwei Jahre lang überlegten die Bayern und ließen sich schließlich extern beraten. Zusammen mit einem Spezialisten für Maklerverwaltungsprogramme und anhand eines Anforderungskatalogs wurde schließlich eine Auswahl mit Fokus auf Funktionsumfang aber vor allem auch Dienstleistungsorientierung getroffen.

Ähnlich war die Situation im Maklerhaus Diepenbrock aus Niedersachsen. Auch hier war der Wunsch nach mehr Flexibilität und Anpassung an individuelle Bedürfnisse und Prozesse groß. Der gefühlte jahrelange Stillstand führte sogar so weit, dass um das alte Maklerverwaltungsprogramm herum mit der hauseigenen IT-Abteilung einzelne Workarounds programmiert wurden, um auf irgendeine Art weiterzukommen.

Schließlich wurde der Wunsch nach einer grundlegenden Veränderung jedoch so groß, dass Diepenbrock Ausschau nach einem anderen Anbieter hielt. Neben den klar definierten Anforderungen war den Entscheidern auch der Hintergrund des Softwareunternehmens wichtig. Nach Möglichkeit sollte es weder durch einen Finanzinvestor noch durch einen Pool geführt sein. Stattdessen sollte das Softwareunternehmen möglichst inhabergeführt und absolut „makler-minded“ sein, um losgelöst von Investoreninteressen persönliche Gespräche auf Augenhöhe führen zu können. Zudem war klar, dass vor einer endgültigen Entscheidung eine Testphase einschließlich einer kompletten Datenübernahme erfolgen muss, um genau zu wissen, was ein Umstieg bedeutet.

Bei Incon dauerte der finale Datentransfer aufgrund der enormen Menge ganze vier Tage, an denen nur eingeschränkt gearbeitet werden konnte. Mehrere Terabyte an Daten und Dokumenten mussten migriert werden. Während dieser Zeit durfte im alten Programm nichts mehr geändert werden – ein grundsätzliches Problem während einer Migration. Durch zwei Test-Datenübernahmen im Vorfeld wurden mögliche Risiken minimiert. Der Zeitbedarf war klar und auch so im Team eingeplant. Nach gelungener Migration und den ersten Tagen im Praxiseinsatz stellte sich dann doch Bedarf für die eine oder andere Nacharbeit ein.

Rückwirkend betrachtet, würde der Makler empfehlen, den Fokus im Vorfeld noch stärker auf die Aufbereitung der Daten zu legen, um im neuen Programm keine Altlasten aus der Vergangenheit mitzunehmen und um mit einer möglichst bereinigten Basis starten zu können. Die gewählte Schulungsstrategie war dagegen sehr erfolgreich. Bereits vor dem eigentlichen Umstieg wurden bei Incon einige Schlüssel-Mitarbeiter aus den jeweiligen Teams auf die neue Software geschult – in zweimal täglich stattfindenden Meetings wurden durch das Support-Team des neuen MVPs alle aufkommenden Fragen beantwortet. Davon profitierte die gesamte Belegschaft. Gleich von Beginn an konnte sie so auf ein solides, firmeninternes Wissensfundament zurückgreifen und nach der Umstellung sehr schnell wieder eine gute Produktivität erreichen.

Die Firma Diepenbrock nutzte für die Vorbereitung und Umstellung die Coronazeit. Der Staat unterstützte den digitalen Umstieg mit einem fünfstelligen Förderbetrag. Der bürokratische Aufwand für das Ausfüllen der Anträge war gering und betrug lediglich einen halben Tag. Vor der eigentlichen Migration gründete Diepenbrock eine Koordinatoren- Gruppe, die aus ausgewählten Mitarbeitern der verschiedenen Abteilungen bestand. Diese testeten das neue MVP mit den eigenen Daten eine Zeit lang parallel zur Software des alten Anbieters. Dadurch wurden die unterschiedlichen Strukturen der Datenfelder sichtbar und möglicher Änderungsbedarf frühzeitig festgestellt.

So erfolgte die Umstellung erst, als alle Abteilungsverantwortlichen ihre Prozesse und Anforderungen geprüft und optimiert hatten. Es wurden eigene Daten-Felder angelegt, mitgelieferte Prozessschritte angepasst, Dunkelverarbeitung definiert und die Umsetzung auf Praxistauglichkeit geprüft. Als Folge funktionierte die Migration ohne Probleme: Über 1,2 Terabyte Dokumente wurden in die neue Dokumenten-Cloud übertragen und Zehntausende Kunden- und Vertragsdaten in das neue Maklerverwaltungsprogramm übernommen.

Fazit nach über einem Jahr

Grundsätzlich ist bei einem Umstieg des Maklerverwaltungsprogramms die Bereitschaft wichtig, alle eigenen Prozesse und Abläufe auf den Prüfstand zu stellen und mit den Automatisierungsmöglichkeiten des neuen Maklerverwaltungsprogramms auch neu zu denken. Wenn einfach nur dieselben Abläufe wie bisher in einer anderen Oberfläche verwaltet werden, wird das Potenzial nicht ausgeschöpft und dann ist es letztlich auch nicht wert, Aufwand und Kosten für einen Umstieg zu investieren.

Inzwischen ist >>Keasy als neues Maklerverwaltungsprogramm bei beiden Unternehmen seit mehr als einem Jahr im Einsatz und bei der Belegschaft etabliert.
Das vorherige Maklerverwaltungsprogramm des bayerischen Maklerhauses Incon, das zur Sicherheit und zur sporadischen Überprüfung der vollständigen Migration einzelner Kundendaten weiterhin aufrufbar ist, wurde schon seit Monaten nicht mehr geöffnet. Bis alle Mitarbeiter eine gewisse Routine in ihren Bereichen entwickelten, dauerte es allerdings zwischen vier und acht Wochen.

Der menschliche Faktor sollte bei jedem Umstieg nicht unterschätzt werden: Gerade zu Beginn fühlen sich viele Mitarbeiter so, als müssten sie die Arbeit mit einem für sie unbekannten Werkzeug erlernen. Mit zunehmender Sicherheit in den Standard-Arbeitsvorgängen wächst jedoch auch die Neugierde auf die vielen neuen Funktionen und Möglichkeiten.
Mit der gleichen Belegschaft arbeitet Diepenbrock nun wesentlich effizienter. Abschließend stellt Thomas Diepenbrock (Geschäftsführer) fest: „Der Weg zum Umstieg war von vielen Zweifeln und Sorgen geprägt. Mit einer guten Vorbereitung und Säuberung des Datenbestandes vor dem Wechsel ist der Umstieg gut zu bewältigen.“